Fragen und Antworten

Schichtfix ist eine Software für die Personalplanung in deinem Betrieb. Du planst damit Dienste, verwaltest Urlaub und Abwesenheiten, nimmst Krankmeldungen entgegen und erfasst Arbeitszeiten. Dazu kommen Team-Kalender, Mitteilungen, eine digitale Personalakte, Mitarbeitergespräche und die Vorbereitung der Lohnabrechnung.

Dein Team nutzt die App auf dem Handy, die Leitung arbeitet zusätzlich im Browser am Rechner, und zum Stempeln kann ein Tablet als Terminal im Betrieb hängen.

Ja. Es gibt einen Preis je Person, und darin stecken alle Funktionen. Zusatzmodule, die du extra bezahlen müsstest, gibt es nicht, und eine Funktion wandert auch nicht nachträglich in ein kostenpflichtiges Zusatzangebot.

Extra kosten nur drei Dinge, und nur wenn du sie buchst: Plätze für kurzfristige Aushilfen, Telefon-Support und Dienstleistungen wie eine Datenübernahme durch uns.

Ja. Einzelne Bereiche schaltest du in den Einstellungen ein oder aus, etwa die Zeiterfassung, die Personalakte, die Mitarbeitergespräche oder das Terminal. Du fängst mit dem an, was du gerade brauchst, und nimmst später dazu, was passt.

Am Preis ändert das nichts: Er gilt je Person und umfasst immer alles.

Für alle Teams, die mit Schicht- oder Dienstplänen arbeiten: Arztpraxen, Pflege, Gastronomie, Handwerk, Einzelhandel, Kitas, Apotheken, Hotels, Produktion und viele mehr. Schichtfix ist nicht an eine Branche gebunden und für Teams von etwa 5 bis 75 Personen gebaut. Eine Mindestgröße gibt es nicht, die Preisstaffel beginnt bei einer Person.

Für größere Betriebe machen wir ein individuelles Angebot. Das Angebot richtet sich an Unternehmen, nicht an Privatpersonen.

Auf dreien:

• Im Browser am Rechner, ohne Installation. Hier arbeitet vor allem die Leitung.
• In der App auf dem Handy, für das ganze Team.
• Als Terminal auf einem Tablet, das fest im Betrieb hängt und zum Stempeln dient.

Im Browser brauchst du nur eine aktuelle Version der gängigen Browser. Deine Firma bekommt dafür eine eigene Web-Adresse.

Schichtfix hält alles an einem Ort und automatisch aktuell, statt in drei Excel-Versionen und auf Zetteln. Eine Krankmeldung kommt direkt bei der Leitung an statt im Gruppenchat, die Abwesenheit steht sofort im Dienstplan, und der Plan stimmt für alle.

Ja. Die Sofort-Demo führt dich ohne Login durch einen Tag in einem Beispielbetrieb: Eine Mitarbeiterin meldet sich krank, und Schichtfix findet Ersatz. Das Team ist erfunden, die Ansichten sind die echten.

Wenn du es mit deinem eigenen Betrieb ausprobieren willst, nimm die kostenlose Testphase.

Nein. Vorschläge für die Planung, automatische Besetzungen und automatische Buchungen in der Zeiterfassung folgen festen Regeln, die du selbst einstellst, nicht einem KI-Modell. Schichtfix trifft keine Personalentscheidung, die triffst du. Deine Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Ja. Jede Firma hat ihr eigenes Schichtfix mit eigener Web-Adresse. Wer mit derselben E-Mail-Adresse in mehreren Firmen ein Konto hat, verbindet sie einmal und wechselt danach ohne neue Anmeldung: im Browser über die Firmenzeile unter deinem Namen und „Firma wechseln“, in der App über die Pille „Firma“ oben.

Zum Verbinden wählst du „Weitere Firma verbinden“ und gibst die Firmenadresse und dein Passwort in dieser Firma ein.

Mehrere Abteilungen oder Filialen innerhalb einer Firma bildest du mit Bereichen ab.

Anbieter ist die SynergyBytes GmbH aus Wurster Nordseeküste in Niedersachsen. Alle Angaben stehen im Impressum.

Du zahlst je Person und Monat, und der Preis sinkt mit der Größe deines Teams:

• 1 bis 9 Personen: 9,99 € je Person
• 10 bis 24 Personen: 8,99 € je Person
• 25 bis 49 Personen: 7,99 € je Person
• ab 50 Personen: 6,99 € je Person

Alle Preise sind Bruttopreise inkl. 19 % USt — der genannte Betrag ist der Zahlbetrag. Alle Funktionen sind enthalten. Den Preis für deine Teamgröße rechnet dir der Preisrechner auf der Startseite aus.

Der erreichte Staffelpreis gilt für alle Plätze, nicht nur für die Plätze oberhalb der Schwelle. Mit 10 Personen zahlst du also für alle zehn 8,99 €, nicht nur für die zehnte.

Alle Preise sind Bruttopreise inkl. 19 % USt. Der genannte Betrag ist der Betrag, den du zahlst.

Die Preisliste gilt bis 74 Personen. Ab 75 Personen gestalten wir den Preis individuell: Schreib uns an info@schichtfix.de, dann bekommst du ein eigenes Angebot.

Ja, 60 Tage lang, mit vollem Funktionsumfang und ohne Zahlungsmittel. Der Test endet automatisch: Du musst nichts kündigen, und es wird nichts abgebucht. Ein Abo entsteht nur, wenn du es ausdrücklich buchst.

Buchst du kein Abo, endet der Test von selbst. Ab dann lässt sich nichts mehr ändern, eure Daten bleiben aber erhalten: Wir halten sie 90 Tage vor. Buchst du in dieser Zeit ein Abo, arbeitest du mit allem weiter, was du im Test eingerichtet hast. Danach werden die Daten gelöscht.

Wechselst du schon während der Testphase ins Abo, verlierst du keinen Testtag: Abgebucht wird erst, wenn der Test vorbei ist.

Ein Platz ist ein aktiver Mitarbeiter in deiner Firma. Du buchst so viele Plätze, wie du Personen hast, und die Zahl der gebuchten Plätze bestimmt den Preis.

• Wer über den Beitrittscode dazukommt, belegt erst einen Platz, wenn du ihn freigibst.
• Beispiel-Personen, mit denen du Schichtfix ausprobierst, zählen nicht mit.
• Wer den Betrieb verlässt und deaktiviert wird, macht seinen Platz frei.

Für kurzfristig Beschäftigte gibt es Flex-Plätze. Sie haben einen festen Preis ohne Staffel und zählen nicht in deine Staffelstufe. Den Preis siehst du in der Verwaltung unter „Abo & Plätze“, bevor du buchst.

Minijobber und Teilzeitkräfte, die dauerhaft bei dir arbeiten, belegen einen normalen Platz.

Nein, nichts Verstecktes. Im Preis je Person stecken alle Funktionen, die App, die Terminal-App, der Support per E-Mail und über das Hilfe-Formular sowie eine Einführung von 30 Minuten in den ersten 30 Tagen.

Extra kostet nur, was du ausdrücklich buchst:

• Flex-Plätze für kurzfristige Aushilfen
• Telefon-Support
• Dienstleistungen wie eine Einrichtung durch uns oder weitere Schulungen, jeweils nach eigenem Angebot

Das Tablet für ein Terminal kaufst du selbst.

Support per E-Mail und über die Hilfe in der Anwendung ist im Preis enthalten. Telefon gibt es als Rückruf, den du in der Anwendung buchst. Eine Nummer, die du einfach anrufen kannst, gibt es nicht.

Einzeln buchbar:

• Rückruf bis 15 Minuten: 14,90 €
• Gesprächstermin von 30 Minuten: 49,00 €
• Schulung von 60 Minuten: 89,00 €

Als Paket je Monat:

• Bronze, bis zu 3 Rückrufe: 19,90 €
• Silber, bis zu 6 Rückrufe: 34,90 €
• Gold, bis zu 15 Rückrufe: 1,99 € je Platz, mindestens 59,90 €

Alle Beträge sind Bruttopreise. Rückrufe gibt es montags bis freitags von 8 bis 17 Uhr. Maßgeblich sind die AGB.

Rabattcodes gibt es nur aus einer Zuteilung durch Schichtfix, zum Beispiel über einen Servicepartner, der deinen Betrieb betreut. Einen Code löst du beim Buchen des Abos ein. Nachträglich anrechnen oder auszahlen lässt er sich nicht.

Ja. Empfiehlst du Schichtfix einem anderen Betrieb und wird er Kunde, bekommt ihr beide 20 % eures monatlichen Abopreises für 3 Monate als Guthaben. Jede weitere Empfehlung verlängert das um 3 Monate. Der Vorteil entsteht, sobald der geworbene Betrieb seine erste Rechnung bezahlt hat.

Deinen persönlichen Link findest du in der Verwaltung unter „Abo & Plätze“ in der Karte „Kollegen empfehlen“ mit „Link kopieren“. Die Einzelheiten stehen in den Aktionsbedingungen.

Nein, nicht einseitig und nicht durch dein Schweigen. Eine Preisänderung kündigen wir mit mindestens zwei vollen Kalendermonaten Vorlauf an, per Nachricht und in der Anwendung. Sie gilt nur, wenn du das neue Angebot ausdrücklich annimmst. Reagierst du nicht, endet der Vertrag zum Stichtag, und bis dahin gilt der alte Preis. Die genaue Regelung steht in den AGB.

Am Rechner in der Verwaltung unter „Abo & Plätze“: In der Karte „Abonnement“ klickst du auf „Abo jetzt starten“. Während der Testphase steht derselbe Weg auch oben in der Leiste als „Abo starten“.

Du verlierst dabei keinen Testtag, abgebucht wird erst nach dem Ende der Testphase. Das Abo verwaltest du am Rechner, nicht in der App.

Abgerechnet wird monatlich im Voraus über den Zahlungsdienstleister Stripe, zum Beispiel per SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte. Die Zahlungsart änderst du in der Verwaltung unter „Abo & Plätze“ über „Zahlung & Rechnungen“.

Du bekommst jede Rechnung elektronisch. Alle Rechnungen liegen im Zahlungsportal: am Rechner in der Verwaltung unter „Abo & Plätze“, Knopf „Zahlung & Rechnungen“.

Die Seite „Abo & Plätze“ sehen Personalmanagement, Geschäftsführung und Administration. In der Karte „Wer darf Lizenzen buchen“ legst du fest, welche dieser Gruppen Plätze hinzubuchen, das Abo starten und es kündigen dürfen. Mindestens eine Führungskraft muss kaufberechtigt bleiben.

Unter „Abo & Plätze“ trägst du die neue Zahl ein und klickst auf „Plätze ändern“. Mehr Plätze bestätigst du im Kaufdialog.

• Mehr Plätze gelten sofort und werden für den laufenden Monat anteilig berechnet.
• Weniger Plätze gelten ab dem Ende des laufenden Kalendermonats. Du wählst, welche Plätze entfallen.

Wessen Platz entfällt, der wird aus der Planung ausgeblendet, und sein Zugang endet. Seine Personalakte bleibt für dich zugänglich, dafür brauchst du keinen Platz.

Dann zeigt der Balken unter „Abo & Plätze“ rot „Alle Plätze belegt“. Nimmst du trotzdem jemanden auf oder gibst einen Beitritt frei, öffnet sich der Kaufdialog, und du buchst den fehlenden Platz gleich mit.

Das Abo läuft jeweils einen Monat. Du kannst jederzeit kündigen, wahlweise zum Ende des laufenden Kalendermonats oder mit sofortiger Wirkung.

Am Rechner in der Verwaltung unter „Abo & Plätze“:

1. „Abo kündigen“ wählen. Schichtfix zeigt dir das Enddatum.
2. Mit „Kündigung abschicken“ bestätigen.

Bis zum Enddatum kannst du die Kündigung mit „Kündigung zurücknehmen“ rückgängig machen. Bei „Stattdessen sofort beenden“ endet das Abo sofort und endgültig, der bezahlte laufende Monat wird nicht erstattet. Du kannst auch schriftlich per E-Mail kündigen, die Adresse steht in den AGB.

Mit dem Vertragsende endet der Zugang für alle. Eure Daten bleiben danach noch 90 Tage für einen Export bereit und werden dann gelöscht. Den Export bekommst du auf Anforderung in einem gängigen, maschinenlesbaren Format: Schreib uns dafür eine E-Mail.

Ja. Buchst du innerhalb von 90 Tagen nach dem Vertragsende wieder, machst du mit den vorhandenen Daten weiter. Danach geht es nur mit einer neuen, leeren Firma. Es gilt jeweils der Preis, der dann angeboten wird.

Das können nur das Gründerkonto und Personen mit der Rolle Administration, und nur am Rechner: in der Verwaltung unter „Firmendaten“, Karte „Kundenkonto löschen“.

1. Zuerst sicherst du die Daten mit „Alle Daten als ZIP herunterladen“.
2. Dann bestätigst du mit deinem Passwort und dem Firmennamen und klickst auf „Löschung jetzt vormerken“.

Ab diesem Moment ruht die Firma: Niemand kann mehr stempeln, planen oder Anträge stellen, auch nicht in der App und am Terminal. Dein Team sieht dann den Hinweis „Die Firma ruht“. Nach 14 Tagen löschen wir alle Daten endgültig. Bis dahin kannst du den Auftrag mit „Löschauftrag zurückziehen“ stoppen.

Die Löschung gilt zugleich als Kündigung. Bereits bezahltes Entgelt wird nicht erstattet.

Dann meldet sich Schichtfix mit einer Frist. Läuft sie ab, lassen sich keine Änderungen mehr vornehmen. Lesen bleibt möglich, und eure Daten bleiben erhalten. Sobald die Zahlung unter „Zahlung & Rechnungen“ nachgeholt ist, geht es normal weiter. Was bei längerem Verzug gilt, regeln die AGB.

Zugesagt ist eine Verfügbarkeit von 97,0 % je Kalendermonat. Planbare Wartung legen wir in die Nacht zwischen 22 und 6 Uhr, höchstens 8 Stunden im Monat, und kündigen spürbare Unterbrechungen vorher an. Die Plattform wird arbeitstäglich gesichert.

Ein Terminal stempelt auch ohne Verbindung weiter und reicht die Buchungen nach. Die genauen Zusagen stehen in den AGB.

Zurzeit vergeben wir Zugänge persönlich, eine Selbstregistrierung gibt es in der Startphase nicht. Auf der Seite Registrieren fragst du mit „Platz anfragen“ einen Zugang an: Eine E-Mail mit Teamgröße, Branche, Ansprechpartner und Telefonnummer genügt.

Sobald dein Zugang steht, setzt du dein Passwort und landest im Einrichtungsassistenten. Bis dahin kannst du dir Schichtfix in der Sofort-Demo ansehen.

Ein Assistent führt dich durch den Anfang. Er fragt nach deinem Firmenprofil und deiner Branche und will dann wissen, wie du starten möchtest:

• „Erst mal anschauen“ füllt Schichtfix mit Beispieldaten deiner Branche. Das ist die Empfehlung für den ersten Abend.
• „Gleich richtig loslegen“ führt dich durch die Grundlagen des Dienstplans: Öffnungszeiten, Bereiche, Dienste, Besetzung, Team und eine Wochenvorschau.

Du musst nichts in einem Zug erledigen. Mit „Später einrichten“ unterbrichst du, und unter Verwaltung, „Einrichtung“ machst du weiter. Auf der Startseite zeigt dir eine Checkliste, was noch offen ist.

Die Einrichtung läuft am Rechner im Browser, nicht in der App.

Ja. Mit „Erst mal anschauen“ bekommst du erfundene Personen und fertige Pläne aus deiner Branche. Die Beispiel-Personen bekommen keine E-Mail und belegen keinen Platz. Du kannst planen, Anträge durchspielen und alles ansehen.

Beispieldaten gibt es, solange du noch keine echten Mitarbeiter angelegt hast. Mit „Auf echte Daten umstellen“ beendest du die Übungsphase. Bereiche, Schichten und Pläne bleiben dabei erhalten.

Die Branche liefert dir passende Bereiche und Schichten als Startpunkt, damit du nicht bei null anfängst. Alles bleibt frei anpassbar, und „Etwas anderes“ passt immer.

Automatisch übernommen wird nichts: Erst „Branche speichern“ gilt. Ändern kannst du die Branche später unter Verwaltung, „Einrichtung“. Solange Beispieldaten aktiv sind, ist sie gesperrt.

Je Wochentag, mit bis zu drei Zeitfenstern. Ein Schalter öffnet oder schließt den Tag, „+ Zeit“ fügt ein weiteres Fenster hinzu, zum Beispiel für eine Mittagspause, und „24 Std.“ steht für rund um die Uhr. Die Zeiten eines Tages übernimmst du mit einem Klick für alle geöffneten Tage.

An geschlossenen Tagen plant Schichtfix niemanden ein. Dienste dürfen trotzdem vor der Öffnung beginnen oder danach enden. Du findest die Öffnungszeiten im ersten Schritt der Grundlagen und später auf der Seite „Besetzungsregeln“.

Ein Bereich ist eine Gruppe von Leuten, die dieselbe Arbeit machen und sich gegenseitig vertreten können, zum Beispiel Küche und Service oder Empfang und Labor. Dienstplan, Kalender und Mindestbesetzung richten sich nach den Bereichen.

Du legst sie am Rechner mit „+ Bereich“ an: Name, Farbe, fertig. Eine Person kann zu mehreren Bereichen gehören. In der Übersicht steht dafür:

• „●“ für den Stammbereich, höchstens einer je Person
• „auch“ für einen weiteren Bereich, zu dem sie gehört
• „↪“ für einen Bereich, in dem sie einspringt
• „L“ für die Leitung des Bereichs

Ab etwa fünf Bereichen lohnt es sich, sie zu Abteilungen zusammenzufassen.

Am Rechner auf der Seite „Schichten“. Eine Schicht hat einen Namen, ein Kürzel, eine Zeit von–bis, Wochentage und eine Farbe. Mit „+ Firmenweite Schicht“ gilt sie in allen Bereichen, mit „+ Schicht in …“ nur in einem.

Ohne Angabe gilt eine Schicht an allen sieben Tagen, du kannst sie aber auf einzelne Tage begrenzen. Endet sie erst am nächsten Tag, zeigt Schichtfix das als „↻ +1“.

Änderst du die Zeit einer Schicht, ziehen schon geplante Dienste mit. Entfernst du eine Schicht, fallen künftige Einteilungen aus dem Plan, vergangene bleiben.

Drei Zahlen je Schicht, mit denen Schichtfix dir zeigt, wo es eng wird:

• Mindestbesetzung: So viele Leute sollen mindestens da sein. Darunter wird der Dienst gelb.
• Notbesetzung: Darunter geht es nicht mehr. Der Dienst wird rot.
• Höchstbesetzung: Mehr Leute meldet Schichtfix als Überbesetzung. Leer heißt: keine Grenze.

Ein Beispiel: Mindestbesetzung 7, Notbesetzung 4. Bei sechs Leuten ist der Dienst gelb, bei drei rot.

Die Mindestbesetzung trägst du am Rechner auf der Seite „Besetzungsregeln“ je Schicht und Wochentag ein und sicherst sie mit „Schicht-Raster speichern“. Ein leeres Feld heißt keine Vorgabe und damit keine Warnung. Gesperrt wird nie etwas.

Ja, wir übernehmen das für dich. Schick uns, was du hast: Excel, CSV oder den Export deines bisherigen Anbieters. Wir sehen kostenlos nach, was sich übernehmen lässt, und sagen dir vorher, was die Übernahme kostet. Anfragen kannst du das in der Einrichtung über „Datenübernahme anfragen“.

Krankmeldungen übernehmen wir nur auf deinen ausdrücklichen Auftrag. Einen Import, bei dem du selbst eine Datei hochlädst, gibt es nicht.

In der Personalakte der Person, Reiter „Konten“, am Rechner.

Urlaub: Du trägst den Jahresanspruch und den Übertrag aus dem Vorjahr ein, auf Wunsch mit Verfallsdatum. Urlaub, der vor der Einführung von Schichtfix schon genommen wurde, gleichst du über das Feld „Anpassung“ mit einer kurzen Begründung aus.

Stunden: Den Startstand buchst du mit „Stunden buchen“ als Aufbau oder Abbau, mit Stunden, Monat und Grund.

Ja. Im Preis steckt eine Einführung von 30 Minuten in den ersten 30 Tagen. In der Anwendung selbst erklärt die Glühbirne oben jede Seite in einem kurzen Rundgang, und die Hilfe beantwortet Fragen zur Bedienung.

Möchtest du mehr, bieten wir eine Einrichtung durch uns und weitere Schulungen an, jeweils nach eigenem Angebot.

Am Rechner im Modus „Verwaltung“. Die Übersicht zeigt alle Einstellungen als Kacheln in fünf Gruppen: Betrieb, Dienstplan, Urlaub, Zeiterfassung, Team & Mitteilungen.

• „Firmendaten“: Firmenname, Anschrift, Rechtsform, vertretungsberechtigte Person und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• „Arbeitsregeln“: Pausen, Qualifikationen, kurzfristige Dienst-Anfragen, Verfügbarkeit.

Die Web-Adresse, unter der sich dein Team anmeldet, ändert der Support für dich.

Links steht das Menü, darüber ein Schalter mit drei Modi:

• „Ich“: deine eigenen Dienste, Anträge und Zeiten.
• „Leitung“: das Tagesgeschäft mit Heute, Dienstplan, Team, Kalender, Urlaub, Zeiterfassung und Mitteilungen.
• „Verwaltung“: alle Einstellungen.

Am schnellsten geht die Suche: Mit Strg K, am Mac Cmd K, findest du Personen, Seiten und Einstellungen. Die Glühbirne oben startet einen kurzen Rundgang durch die Seite, auf der du gerade bist.

Unter „Heute“ siehst du auf einen Blick, ob die Besetzung reicht, wer fehlt und was auf deine Entscheidung wartet:

• vier Kennzahlen: wer da ist, wer heute krank ist, offene Anträge und Engpässe der nächsten sieben Tage
• „Heute im Haus“: eine Ampel je Bereich mit Ist und Soll, darunter die Abwesenden mit Rückkehrtag
• die Knöpfe „Anträge prüfen“ und „Abwesenheit eintragen“
• die Geburtstage der Woche

Am Rechner: Menü „Team“, „Übersicht“, dann „Mitarbeiter/in anlegen“. Name, Rolle und Bereich genügen für den Anfang, alles Weitere trägst du später nach.

In der App: im Leitungs-Modus das Personen-Symbol oben rechts, dann „Person hinzufügen“.

Beim Anlegen entscheidest du, ob die Person gleich eine Einladung bekommt. Voreingestellt ist „Später einladen“: Es geht noch keine E-Mail raus, und du kannst erst in Ruhe planen.

Auf zwei Wegen.

Du lädst ein: An der Zeile der Person klickst du auf „Einladen“, oder du lädst mit „Alle einladen“ alle auf einmal ein. Die Person bekommt eine E-Mail und setzt ihr Passwort selbst. In der Personalakte unter „Zugang & App“ kannst du stattdessen den Einladungslink kopieren oder einen QR-Code zeigen.

Dein Team kommt selbst: Unter „Beitritte“ findest du den Beitrittscode deiner Firma, einen QR-Code und einen Aushang zum Ausdrucken. Wer ihn scannt, gibt Name und E-Mail-Adresse an und schickt eine Anfrage. Du wählst Rolle und Bereich und gibst frei. Erst die Freigabe belegt einen Platz.

Prüf zuerst drei Dinge: Steht die richtige E-Mail-Adresse in der Akte? Liegt die Mail im Spam-Ordner? Zeigt die Mitarbeiterübersicht „Noch nicht eingeladen“ oder „Einladung abgelaufen“? Ein Einladungslink gilt 14 Tage.

Dann sendest du die Einladung in der Personalakte unter „Zugang & App“ neu. Klappt es per E-Mail nicht, kopierst du dort den Einladungslink und gibst ihn persönlich weiter. Er gilt einmal und ist vertraulich.

Ein neuer Link macht den alten ungültig, gib also immer nur den neuesten weiter. Hat die Person schon ein Passwort gesetzt, hilft „Passwort zurücksetzen“.

Ja, auf drei Arten:

• „Mehrere Aushilfen“ legt bis zu 50 Personen in einem Schritt an, ein Name je Zeile. Ohne E-Mail-Adresse sind sie voll planbar, können sich aber nicht anmelden.
• Der Beitrittscode als Aushang: Dein Team trägt sich selbst ein, und du gibst nur noch frei.
• Die Datenübernahme: Du schickst uns deine Liste, und wir sehen nach, was sich übernehmen lässt.

In der Personalakte am Rechner: „Bearbeiten“ öffnet das Stammblatt, „Speichern“ übernimmt. Für die Planung zählen vor allem:

• Anstellung: Beschäftigungsart, Eintritt, auf Wunsch Probezeit und Austritt.
• Arbeitszeit: die Arbeitstage und die Wochenstunden. Bei Teilzeit kannst du feste Zeiten je Arbeitstag hinterlegen.
• Urlaub: der Jahresanspruch im Reiter „Konten“. Bei einem Eintritt oder Austritt im laufenden Jahr rechnet Schichtfix den anteiligen Anspruch aus.

Aus Arbeitstagen und Wochenstunden rechnet Schichtfix, wie viele Urlaubstage ein Antrag kostet und wer über seinem Vertrag eingeplant ist. In der App liest du die Stammdaten, bearbeitet werden sie am Rechner.

Über die Beschäftigungsart im Stammblatt. Zur Wahl stehen unter anderem Festanstellung, Auszubildende, Minijob, kurzfristige Beschäftigung, Werkstudent, Praktikant und Leiharbeit.

• Aushilfen bekommen ein Datum „Beschäftigt bis“. Am Tag danach wird das Konto automatisch deaktiviert und aus dem Dienstplan genommen.
• Azubis bekommen ihre Berufsschultage. In den Schulferien zeigt Schichtfix diese Tage als frei für den Betrieb. Ob Azubis bei der Mindestbesetzung mitzählen, legst du selbst fest.
• Wer keinen festen Plan hat, meldet seine Verfügbarkeit.

Schichtfix weist beim Planen auf Grenzen hin, etwa bei kurzfristiger Beschäftigung. Die Zählung führst du selbst.

Das geht. Du planst die Person ganz normal ein, sie braucht dafür weder App noch E-Mail-Adresse.

• Stempeln kann sie am Terminal im Betrieb, per Namens-Kachel oder Code.
• Urlaub und Krankmeldungen trägst du für sie ein.
• Der Schalter „Nimmt nicht an der App teil“ in der Personalakte unter „Zugang & App“ hält fest, dass die Person keinen Zugang hat und keine Mitteilungen bekommt.

Hat die Person eine E-Mail-Adresse, aber kein Smartphone, kann sie Schichtfix auch im Browser am Rechner nutzen.

Du deaktivierst die Person im Stammblatt unter „Zugang beenden“. Das sperrt ihren Zugang sofort, beendet laufende Sitzungen und nimmt sie aus Plänen und Listen. Gelöscht wird nichts: Akte, Zeiten und Konten bleiben vollständig erhalten.

Dabei wählst du, ob du den frei gewordenen Platz behältst, etwa für eine Nachfolge, oder mitkündigst. Dann endet er zum Monatsende.

Kommt die Person zurück, zeigst du in der Mitarbeiterübersicht die Deaktivierten an und klickst auf „Wiederherstellen“. Den Austrittstag kannst du schon vorher im Stammblatt eintragen.

Sie bündelt alles zu einer Person in sechs Reitern: Stammblatt, Unterlagen, Verlauf, Konten, Zeiten und Zugang.

Unter „Unterlagen“ legst du Verträge und Dokumente ab, als JPG, PNG oder PDF bis 10 MB, sortiert nach Kategorien wie Arbeitsvertrag, Nachtrag, Zeugnis oder Nachweis. In der App geht das per Foto. Unter „Verlauf“ stehen Gespräche, Fortbildungen und Notizen.

Die Person sieht ein Dokument nur, wenn du „Für die Person sichtbar“ einschaltest. Es erscheint dann in ihrem Profil unter „Meine Akte“. Voreingestellt ist das aus.

Zugriff auf die Akte hat die Personalleitung. Bereichsleitungen sehen die Unterlagen nicht. Die Dokumentenablage ist ab Werk ausgeschaltet, du schaltest sie in den Einstellungen ein.

Ja. Trägst du im Stammblatt das Ende der Probezeit oder eine Befristung ein, meldet sich Schichtfix rechtzeitig bei der Leitung. Die Akte zeigt dazu den Block „Probezeit & Fristen“.

Dort hältst du mit „Entscheidung festhalten“ fest, wie es weitergeht: Die Person bleibt unbefristet, der Vertrag wird befristet verlängert, läuft aus oder wird gekündigt. Danach hören die Erinnerungen auf. Bist du noch unsicher, legst du mit „Wir überlegen noch“ eine Wiedervorlage auf einen Tag deiner Wahl.

Die Daten pflegst du selbst, Schichtfix berechnet keine Fristen aus dem Vertrag.

Du legst fest, welche von fünf Angaben Pflicht sind und welche freiwillig: Adresse, Telefon, Geburtsdatum, Notfallkontakt und Profilfoto. Fehlt eine Pflichtangabe, bittet Schichtfix die Person nach der Anmeldung freundlich darum, ohne die App zu sperren.

Vom Geburtsdatum erscheinen im Kalender nur Tag und Monat. Unser Rat: Frag nur ab, was ihr wirklich braucht.

Fünf, von wenig zu viel:

• Mitarbeiter/in: sieht die eigenen Dienste, stellt Anträge, meldet sich krank, liest Mitteilungen.
• Bereichsleitung: dazu die eigenen Bereiche. Sie plant, wenn sie dafür eingetragen ist, und gibt zu Anträgen eine Empfehlung ab.
• Personalmanagement: entscheidet über Anträge, führt die Personalakten und die Verwaltung.
• Geschäftsführung: wie Personalmanagement, dazu einige Einstellungen, die nur sie trifft, etwa zu Aufbewahrung und Löschung.
• Administration: Verwaltung und Einrichtung.

Die Rolle wählst du beim Anlegen einer Person. Im Zweifel nimmst du die kleinere. Geschäftsführung und Administration vergibt nur die Administration, und eine Bereichsleitung legt nur Mitarbeiter in ihren eigenen Bereichen an. Die Namen der Rollen kannst du an deinen Betrieb anpassen, die Rechte bleiben gleich.

Jede Person sieht ihre eigenen Daten. Darüber hinaus gilt:

• Kollegen sehen im Plan, wer da ist und wer abwesend ist, aber nie den Grund.
• Die Bereichsleitung sieht die Planung und Abwesenheiten ihrer Bereiche und Kranktage nur als Zahl. Unterlagen und Notizen der Personalakte sieht sie nicht.
• Personalmanagement, Geschäftsführung und Administration sehen die Personalakten.

Diagnosen gibt es in Schichtfix nicht, sie werden nirgends abgefragt. Ein Dokument der Personalakte sieht die Person selbst nur, wenn du es für sie freigibst.

Das legst du am Rechner in der Verwaltung unter „Wer wird benachrichtigt“ fest, mit einem Haken je Gruppe und Ereignis:

• Gruppen: Personalmanagement, Leitung des betroffenen Bereichs, Leitung einer ganzen Abteilung, Geschäftsführung und Administration.
• Ereignisse: Krankmeldung, neuer Antrag und Unterbesetzung im Dienstplan.

Voreingestellt bekommen Personalmanagement und Bereichsleitung alles, Geschäftsführung und Administration zunächst nichts. Jeder Haken wirkt sofort. Ob die Nachricht als Push aufs Handy kommt, entscheidet jede Person auf ihrem Gerät.

Mit einem Verwaltungszugang. Das ist ein Leitungskonto für jemanden, der woanders beschäftigt ist und bei euch nur verwaltet: ohne eigene Zeiten, ohne Urlaub, ohne Dienstplan.

Du legst ihn am Rechner auf der Seite „Die Verwaltungszugänge“ mit „Zugang anlegen“ an: Name, E-Mail-Adresse und Rolle. Die Person bekommt eine E-Mail und setzt ihr Passwort selbst. Deaktivierst du den Zugang, enden laufende Sitzungen sofort.

Für Verwaltungszugänge ist die Anmeldung mit zweitem Faktor Pflicht.

Ja, einige Dinge bleiben Geschäftsführung und Administration vorbehalten:

• Fristen für Aufbewahrung und Löschung
• den zweiten Faktor einer anderen Person zurücksetzen
• die Rollen Geschäftsführung und Administration vergeben (nur die Administration)
• die Live-Sicht „Wer ist da?“ einschalten

Das Kundenkonto löschen können nur das Gründerkonto und die Administration. Wer Plätze buchen und kündigen darf, legst du selbst fest.

Am Rechner im „Wochenplan“. Du planst je Bereich und Tag, wer welche Schicht hat:

1. Klick an einer Schicht auf „＋ hierher“. Schichtfix schlägt passende Personen vor.
2. Oder lass mit „Auto-Besetzung“ Vorschläge in alle offenen Plätze legen. Sie erscheinen gestrichelt und gelten erst, wenn du auf „Übernehmen“ klickst.
3. Steht die Woche, übernimmst du sie in ein Dienstplanmodell. Dann füllt Schichtfix die kommenden Wochen von selbst, und du passt nur noch Ausnahmen an.

Voraussetzung sind Bereiche und Schichten. Beides legst du bei der Einrichtung an.

Ein Plan, der sich wiederholt. Du planst eine Woche im Wochenplan fertig und klickst in der Zeile des Bereichs auf „Ins Dienstplanmodell übernehmen…“. Dann wählst du, ob sie sich jede Woche, alle zwei oder alle drei Wochen wiederholt. Schichtfix füllt die kommenden Wochen selbst.

Was du danach von Hand einträgst oder änderst, bleibt stehen. Bei mehrwöchigen Modellen legt die Startwoche fest, wer in welcher Woche einsteigt. Nur aktive Modelle erzeugen Dienste. Anlegen und bearbeiten kannst du Modelle am Rechner.

Ja. Was du direkt im Wochenplan änderst, gilt sofort. Unter „Entwürfe“ planst du dagegen in Ruhe vor: Ein Entwurf ist „noch nicht wirksam“, dein Team sieht ihn nicht. Er gilt erst nach „Veröffentlichen“, und dann erfahren es die Betroffenen.

Gibst du einen neuen Plan frei, bekommt dein Team eine Mitteilung. Wer über „Offene Besetzungen“ eingeplant wird oder in einem anderen Bereich aushilft, wird ebenfalls benachrichtigt. Entwürfe gibt es nur am Rechner, die App zeigt immer den geltenden Plan.

Am Rechner: „＋ hierher“ an der Schicht öffnet die Vorschläge. Eine eingeteilte Person ziehst du mit der Maus in eine andere Schicht oder einen anderen Bereich. Beim Herausnehmen wählst du, ob es für den Tag, die Woche oder ab hier gelten soll.

In der App: „Zuweisen“ an der Schicht öffnet die Personenliste, sortiert nach „Verfügbar“, „Mit Konflikt“ und „Nicht verfügbar“. Danach wählst du „Nur heute“ oder „Ganze Woche“.

Weicht ein Einsatz von der normalen Schichtzeit ab, zeigt die Übersicht ein „i“ mit der echten Zeit.

Sie zeigt je Schicht, ob genug Leute eingeteilt sind:

• Grün mit Haken: Die Mindestbesetzung ist erreicht.
• Gelb mit Ausrufezeichen: Es ist knapp.
• Rot mit Kreuz: Es fehlen Leute.
• Strich: Für diese Schicht ist keine Mindestbesetzung hinterlegt.

Die Ampel sperrt nichts. Sie zeigt dir früh, wo es eng wird, und du entscheidest. Grundlage ist die Mindestbesetzung, die du je Schicht und Wochentag festlegst.

Unter „Offene Besetzungen“, am Rechner und in der App. Dort steht jede Schicht, in der diese Woche jemand fehlt, heute zuerst. Meldet sich jemand krank, führt dich die Benachrichtigung direkt dorthin.

Zu jeder Lücke schlägt Schichtfix Personen vor und sagt, warum: wie viele Stunden sie diese Woche noch frei haben, aus welchem Bereich sie kommen und ob sie schon sechs Tage am Stück arbeiten. Ein Klick plant ein, und die Person bekommt eine Mitteilung.

• „Als Gast“ plant jemanden aus einem anderen Bereich für diesen einen Einsatz ein, ohne dass er den Bereich wechselt.
• „Umsetzen“ holt jemanden aus einer anderen Schicht herüber. Schichtfix zeigt dabei, was der abgebende Bereich danach noch hat.

Du kannst auch das Team fragen, wer einspringt.

Ja, auf drei Arten:

• Ausleihen: Du hängst die Dienste einer Person für einen Tag, eine Woche oder bis zu einem Datum in einen anderen Bereich um. Sie bleibt Mitglied ihres Bereichs.
• Abziehen: Ziehst du am Rechner jemanden auf eine Schicht, der zur selben Zeit anderswo eingeteilt ist, fragt Schichtfix „Von dort abziehen?“.
• Versetzen: Der dauerhafte Wechsel ab einem Stichtag. Das können Personalmanagement, Geschäftsführung und Administration.

Ja, Schichtfix weist dich hin, sperrt aber nichts. Du bekommst einen Hinweis, wenn jemand abwesend ist, wenn ein Einsatz zum Beispiel über zehn Stunden geht oder in die Nacht fällt, und wenn eine verlangte Qualifikation fehlt. Personen ohne die Qualifikation erscheinen ausgegraut, einteilen kannst du sie trotzdem.

Die Entscheidung bleibt bei dir. Die Hinweise ersetzen keine rechtliche Prüfung.

Ja, am Rechner auf der Seite „Woche gegen Vertrag“. Sie vergleicht den Dienstplan einer Woche mit den vertraglichen Stunden und zeigt zum Beispiel „2 von 9 Personen über Vertrag“ mit der Abweichung je Person. Gesperrt wird nichts.

Damit das funktioniert, müssen die Wochenstunden bei der Person hinterlegt sein. Ohne sie steht dort „kein Vertrag hinterlegt“.

Die Abwesenheit steht automatisch im Dienstplan und im Team-Kalender. Beim Planen sind Abwesende markiert, und die Lücke erscheint unter „Offene Besetzungen“. Bei einer Krankmeldung bekommst du eine Benachrichtigung, die dich direkt zu den Vorschlägen für Ersatz führt.

Einen freien Tausch, den zwei Mitarbeiter unter sich ausmachen, gibt es nicht. Der Plan bleibt in der Hand der Leitung.

Tauschen kommt beim Einspringen vor: Findet sich für einen ausgefallenen Dienst niemand, der frei hat, kann jemand mit eigenem Dienst einspringen. Sein eigener Dienst entfällt dann. Schichtfix bietet das nur an, wenn dadurch in keinem Bereich eine neue Lücke entsteht.

Ja, das ist für Leute ohne festen Dienstplan gedacht. Du schaltest es am Rechner unter „Arbeitsregeln“ mit „Verfügbarkeit melden“ ein und gibst es je Person in den Stammdaten frei.

Die Person meldet dann unter „Meine Verfügbarkeit“ für die nächsten vier Wochen je Tag „kann“ oder „kann nicht“, auf Wunsch mit Uhrzeit. In der App liegt das unter „Frei & krank“ im Reiter „Vorplanung“. Du siehst die Meldungen beim Planen, im Dienstplan und bei offenen Besetzungen.

Ja, mit „Anfragen an Freiwillige“ am Rechner. Du markierst im Wochenplan die Tage und fragst das Team. Jede Person antwortet je Tag am Rechner oder in der App und sieht vorher Uhrzeit und Stundensumme.

Du siehst die Antworten je Person und Tag. „Vorschlag berechnen“ teilt ein, und erst „Veröffentlichen“ informiert alle Gefragten über das Ergebnis.

Für kurzfristige Ausfälle gibt es einen eigenen Weg: das Einspringen.

Jede Person sieht ihre eigenen Dienste: am Rechner unter „Mein Kalender“, in der App unter „Dienstplan“ im Reiter „Mein Plan“. In der App zeigt ein Tipp auf einen Tag, wer mit im Dienst ist und wer nicht da ist.

Den ganzen Wochenplan der eigenen Bereiche sehen Mitarbeiter nur, wenn du ihn freigibst. Das stellst du am Rechner für die Firma ein, mit Ausnahmen je Person oder Bereich. Bei abwesenden Kollegen steht nie der Grund.

Ja, am Rechner. In der „Dienstplan-Übersicht“ wählst du Kalenderwoche oder Monat und lädst den Plan mit „Exportieren“ als PDF, CSV oder Excel herunter. Zum Aushängen druckst du das PDF.

Genauso lassen sich die Abwesenheiten eines Jahres im Team-Kalender und in der Urlaubs-Übersicht exportieren und das Urlaubs-Board als PDF oder Bild. Der Export ist der Leitung vorbehalten.

Ja, das Tagesgeschäft: Du siehst den Plan je Bereich als Tag oder Woche, teilst über „Zuweisen“ ein und schließt offene Besetzungen. Mindestbesetzung und Dienstplanmodelle kannst du ansehen.

Den Plan aufbauen machst du am Rechner: Entwürfe, Auto-Besetzung, Dienstplanmodelle, Schichten und Bereiche, Mindestbesetzung ändern, Export. Die App führt dich an diesen Stellen ohne neue Anmeldung in die Web-Ansicht.

Ja. Die Feiertage richten sich nach dem Bundesland, das du in den Urlaubs-Einstellungen wählst. Sie erscheinen im Kalender und zählen bei der Urlaubsberechnung nicht als Urlaubstag. Schulferien siehst du als gelbes Band.

Weicht dein Betrieb ab, trägst du das ein: zusätzliche freie Tage, gestrichene Feiertage oder eine „Öffnung an einem Feiertag“. Dann zählt der Tag als normaler Arbeitstag.

Planen darf, wer für den Bereich als planend eingetragen ist. Das legst du bei den Bereichen fest. Alle anderen Leitungen sehen den Plan, haben aber keine Werkzeuge zum Ändern. Dienstplanmodelle, die für die ganze Firma gelten, ändert nur die Personalleitung.

In wenigen Sekunden und ohne Anruf.

In der App: unten in der Mitte „Frei & krank“, dann die orange Kachel „Krank“. Art wählen („Krank“ oder „Kind krank“), Beginn und den Tag angeben, an dem man voraussichtlich wieder arbeitet, absenden.

Am Rechner: auf der Übersicht der orange Knopf „Krank melden“.

Die Meldung braucht keine Genehmigung. Die Leitung wird sofort benachrichtigt, und die Abwesenheit steht automatisch im Dienstplan. Nach einer Diagnose oder einem Grund fragt Schichtfix nirgends.

Nur die Leitung. Kolleginnen und Kollegen sehen im Dienstplan lediglich „abwesend“, nicht warum. In der Push-Nachricht steht nur die Art des Ereignisses, nie ein Name oder ein Grund.

Welche Leitungsrollen benachrichtigt werden, stellst du selbst ein. Voreingestellt bekommen Personalmanagement und die Leitung des betroffenen Bereichs die Meldung. Die Person sieht nach dem Absenden, wie viele Personen informiert wurden.

Ja. Solange die Meldung läuft, öffnet die Person sie erneut und ändert den Rückkehrtag: in der App mit „Rückkehr ändern“, am Rechner auch Beginn und Art. Die Leitung wird über die Änderung informiert.

Am Rechner gibt es zusätzlich „Neue Meldung ab …“ für eine Folgemeldung und „Meldung zurückziehen“. Abgeschlossene Meldungen und bereits abgerechnete Monate ändert die Leitung.

Ja, mit „Abwesenheit eintragen“: am Rechner im Leitungs-Dashboard, in der Personalakte oder im Team-Kalender, in der App im Cockpit. Du wählst die Person und die Art „Krank“ oder „Kind krank“. Der Eintrag steht sofort im Kalender, und die Person bekommt eine Info.

Läuft schon eine Krankmeldung, änderst du damit genau diesen Eintrag, es entsteht kein zweiter. Ältere Krankmeldungen korrigieren Personalmanagement, Geschäftsführung und Administration in der Personalakte am Rechner.

Nein. Schichtfix nimmt die Krankmeldung entgegen, also die Information, dass und wie lange jemand ausfällt. Die ärztliche Bescheinigung ruft Schichtfix nicht ab und verwaltet sie nicht. Den Abruf der elektronischen Bescheinigung bei der Krankenkasse erledigst du wie bisher, zum Beispiel über dein Lohnprogramm oder dein Steuerbüro.

Diagnosen fragt Schichtfix nie ab, und sie gehören auch nicht in die Personalakte.

Die Mitarbeiterübersicht zeigt dir die Kranktage je Person als Zahl. In der Personalakte siehst du die Kranktage des Jahres mit dem Vorjahr und dem Durchschnitt des Betriebs. Immer nur als Zahl, nie mit einem Grund.

Jede Person sieht ihre eigenen Kranktage unter „Meine Kranktage“, für das laufende Jahr und zwei Vorjahre. Der Vergleichswert „im Betrieb“ ist der anonyme Durchschnitt aller Beschäftigten. Er erscheint erst ab zehn Beschäftigten und ist eine Einordnung, keine Bewertung.

Auf zwei Wegen. Du planst selbst über „Offene Besetzungen“ um, oder Schichtfix fragt dein Team.

Ist das Einspringen eingeschaltet, geht bei einem Ausfall eine Anfrage an das Team des Bereichs. Gefragt wird zuerst, wer an dem Tag frei hat. In der App erscheint sie unter „Dienstplan“ im Reiter „Gesucht“ mit „Ich kann“ und „Diesmal nicht“, am Rechner unter „Kurzfristige Dienst-Anfragen“.

Wer zusagt, macht ein Angebot bis zum Ende der Antwortfrist. Danach teilt Schichtfix nach festen Regeln zu. Nur bei sehr kurzfristigen Ausfällen ist eingeplant, wer zuerst zusagt. Wer einspringt, übernimmt den ganzen ausgefallenen Arbeitstag, nicht nur eine einzelne Schicht.

In der Anfrage steht nie, warum jemand ausfällt.

Am Rechner in der Verwaltung unter „Arbeitsregeln“, Abschnitt „Kurzfristige Dienst-Anfragen“. Ab Werk ist es aus. Zusätzlich gibst du die Bereiche frei, in denen gefragt werden soll, und legst Vorlauf und Antwortfrist fest.

Einspringen ist freiwillig. Wer nicht gefragt werden möchte, schaltet das selbst ab: in der App unter „Ich“, „Profil“, „Meine Daten“ mit dem Schalter „Gefragt werden“, am Rechner im Profil mit „Nicht mehr fragen“.

Ein Dankeschön für kurzfristiges Einspringen. Wer einspringt, bekommt einen Stern je Tag und zwei, wenn die Anfrage weniger als 24 Stunden vor Dienstbeginn kam.

Sterne lassen sich gegen Belohnungen einlösen, die du selbst festlegst: eine Preisliste deines Betriebs, zum Beispiel ein freier Tag. Über jede Einlösung entscheidet die Leitung.

Du stellst das am Rechner in der Verwaltung unter „Anerkennung“ ein. Willst du keine Sterne vergeben, entfernst du dort den Haken „Sterne vergeben“.

Schichtfix rechnet für jede Person aus, welchen Anteil an belastenden Diensten sie bei gleicher Verteilung tragen würde, gemessen an ihren Wochenstunden. Die Last-Ampel zeigt, wer deutlich mehr oder weniger trägt als diesen fairen Anteil.

Beim Einspringen fließt das in die Zuteilung ein: Wer bisher weniger getragen hat, kommt eher zum Zug. Welche Dienste als Last zählen, legst du am Rechner unter „Anerkennung“ fest.

In der App: „Frei & krank“, Reiter „Neu“, Kachel „Urlaub“. Am Rechner: „Urlaub & Frei“, dann „Beantragen“.

Vor dem Absenden zeigt eine Vorschau, wie viele Tage der Antrag kostet, was jetzt verfügbar ist und was danach übrig bleibt. Gezählt werden nur die Arbeitstage der Person, Feiertage zählen nicht mit. Ein Antrag reicht nicht über den Jahreswechsel, dafür stellt man zwei.

Den Stand sieht jede Person unter „Meine Anträge“: offen, genehmigt oder abgelehnt, dazu eine Rückfrage oder ein Vorschlag der Leitung. Solange ein Antrag offen ist, lässt er sich zurückziehen.

Neue Anträge landen im „Antragseingang“, am Rechner und in der App. Mit „Prüfen“ siehst du alles, was du für die Entscheidung brauchst: die Besetzung an jedem betroffenen Arbeitstag, wer sonst noch fehlt und das Urlaubskonto der Person.

Dann hast du vier Möglichkeiten:

• „Genehmigen“: Der Urlaub steht im Dienstplan und im Kalender.
• „Ablehnen“: mit einer kurzen Begründung.
• „Rückfrage stellen“: Die Person kann antworten, der Antrag bleibt offen.
• „Anderen Zeitraum vorschlagen“: Du bietest bis zu drei Zeiträume an, in denen die Besetzung reicht.

Die Bereichsleitung gibt eine Empfehlung ab, „Befürworten“ oder „Nicht empfehlen“. Entscheiden können Personalmanagement, Geschäftsführung und Administration.

Je Person und Jahr mit fünf Werten: Anspruch, genommen, geplant, Rest und offen beantragt. Schichtfix rechnet das selbst aus Anträgen, Genehmigungen und den Arbeitstagen der Person.

• Übertrag: Resturlaub aus dem Vorjahr steht als eigener Posten im Konto, auf Wunsch mit Verfallsdatum.
• Anteiliger Anspruch: Bei einem Eintritt oder Austritt im laufenden Jahr rechnet Schichtfix ihn aus den Daten im Stammblatt.
• Halbe Tage: Schaltest du sie in den Urlaubs-Einstellungen ein und gibst sie der Person frei, kann sie halbe Tage beantragen.

Den Jahresanspruch und Korrekturen trägst du in der Personalakte im Reiter „Konten“ ein.

Neben dem Urlaub gibt es zwei weitere Antragsarten:

• „Überstunden abbauen“: Die Stunden kommen vom Stundenkonto, nicht vom Urlaub.
• „Wunschfrei“: für alles andere, mit einem Anlass wie Sonderurlaub, Fortbildung, Bildungsurlaub, unbezahlt, Elternzeit oder Pflegezeit. Ob und wie das verrechnet wird, legst du bei der Genehmigung fest.

Daneben kannst du betriebliche freie Tage festlegen, etwa Heiligabend, Silvester oder den Geburtstag. Die stellst du in den Urlaubs-Einstellungen unter „Sonderfrei“ ein.

Mit „Abwesenheit eintragen“: am Rechner im Leitungs-Dashboard, in der Personalakte oder mit „+“ im Team-Kalender, in der App im Leitungs-Cockpit. Du wählst die Person und die Art der Abwesenheit und dann:

• „Direkt eintragen“: Die Abwesenheit gilt sofort und steht im Plan.
• „Als Antrag“: Sie läuft wie ein normaler Antrag durch die Prüfung.

Die Person bekommt eine Info und sieht später, wer den Eintrag gemacht hat. Für Urlaub aus der Zeit vor Schichtfix gibt es in der Urlaubs-Übersicht „Urlaub nachtragen“.

Mit einer Urlaubsrunde. Du legst am Rechner ein Planjahr an und stellst ein, bis wann Wünsche kommen sollen und welchen Anteil des Jahresurlaubs jede Person mindestens als Wunsch angeben soll. Dann startest du die Wunschphase, und alle tragen ihre Wünsche ein, in der App oder am Rechner.

Danach gehst du in die Planung. Wünsche ohne Konflikt bestätigt Schichtfix gleich. Wo zu viele gleichzeitig weg wollen, entscheidest du: nach Vorrang, zum Beispiel für Eltern schulpflichtiger Kinder, mit einer Rückfrage, einem anderen Zeitraum oder per Los. Am Ende steht ein Urlaubsplan, den alle sehen.

Die Urlaubsrunde ist ein Angebot. Einzelne Anträge übers Jahr funktionieren auch ohne sie.

Am Rechner an drei Stellen:

• Urlaubs-Übersicht: das Jahr je Person, dazu die Ansicht „Kapazität“, die zeigt, wie viele an einem Tag fehlen.
• Team-Kalender: alle Abwesenheiten mit Diensten, Feiertagen und Schulferien.
• Urlaubs-Board: die Jahresplanung aus der Urlaubsrunde.

Alle drei lassen sich als PDF, CSV oder Excel exportieren. Deine Mitarbeiter sehen bei Kollegen nur „abwesend“, nie den Grund.

Ja, über die Bereichsregel in den Urlaubs-Einstellungen. Sie legt fest, wie viele Personen eines Bereichs gleichzeitig frei haben können. Bei der Prüfung eines Antrags zeigt Schichtfix dir außerdem, ob die Mindestbesetzung an den Tagen noch reicht.

Eine Sperre, die Anträge für einen Zeitraum ganz verhindert, gibt es nicht. Betriebsferien trägst du als zusätzliche freie Tage bei den Feiertagen ein, dann gelten sie für alle.

Solange ein Antrag offen ist, zieht die Person ihn selbst zurück. Ist er schon genehmigt, kann die Leitung die Genehmigung mit „Genehmigung stornieren“ aufheben. Das dürfen Personalmanagement, Geschäftsführung und Administration. Storniert wird immer der ganze Antrag. Soll der Urlaub nur kürzer werden, stellt die Person danach einen neuen Antrag.

Am Rechner in der Verwaltung unter „Urlaubsplanung einstellen“. Die wichtigsten Einstellungen:

• Bundesland: bestimmt Feiertage und Schulferien.
• Bereichsregel: wie viele aus einem Bereich gleichzeitig frei haben können.
• Halbe Tage: ob halbe Urlaubstage möglich sind.
• Sonderfrei: betriebliche freie Tage wie Heiligabend oder Silvester.
• Abweichende Feiertage: zusätzliche freie Tage oder Tage, an denen ihr trotz Feiertag geöffnet habt.

Dazu kommen die Vorgaben für die Urlaubsrunde, etwa die Frist für Antworten.

Auf zwei Wegen, die du für deinen Betrieb freigibst:

• In der App: Unter „Start“, Reiter „Meine Zeit“, bucht ein großer Knopf den jeweils nächsten Schritt, also Kommen oder Feierabend. Darunter liegen die Knöpfe für die Pause.
• Am Terminal: ein Tablet im Betrieb. Dort meldet sich die Person per Namens-Kachel, Code, QR-Ausweis oder Gesicht an.

Unter „Heute“ sieht jede Person ihre Abschnitte mit Uhrzeit. Bei einem Fehlklick, einer fehlenden Pause oder Mehrarbeit fragt Schichtfix nach.

Nein, im Browser wird bewusst nicht gestempelt. Gestempelt wird in der App oder am Terminal. Am Rechner sehen deine Mitarbeiter ihre eigenen Zeiten: den aktuellen Stand, die Tagesliste und das Monatsjournal. Dort stellen sie auch einen Korrekturantrag, wenn etwas nicht stimmt.

Am Rechner in der Verwaltung unter „Zeiterfassung einstellen“. Das dürfen Personalmanagement, Geschäftsführung und Administration.

1. Mit dem Hauptschalter „Zeiterfassung verwenden“ schaltest du sie ein.
2. Unter „Zugelassene Stempelwege“ wählst du, wie gestempelt wird: per App, per Namens-Kachel, Code, QR-Code oder Gesicht am Terminal. Ein neuer Betrieb hat noch keinen Weg offen.
3. Darunter regelst du, was bei vergessenen Stempeln passiert, ab wann frühes Einstempeln zählt und ob der Ort erfasst wird.

Mit „Änderungen speichern“ gilt alles sofort.

Ja. „Stempeln per App“ ist ein eigener Stempelweg, und bei „Wer darf das?“ wählst du „Alle Teilnehmenden“ oder „Nur freigegebene Bereiche und Personen“. Einzelne Personen gibst du in ihrer Personalakte unter „Zugang“ mit „Stempeln per App erlaubt“ frei.

Wer im Betrieb nur einen Code an der Wand scannt, braucht diese Freigabe nicht.

Nur wenn du es einschaltest, und nur in dem Moment, in dem in der App gestempelt wird, nie im Hintergrund. Ab Werk ist der Ort aus. Du hast drei Stufen:

• „Nur die Zeit“: Es wird kein Ort erfasst.
• „Ort vermerken“: Der Ort wird beim Stempeln mitgespeichert.
• „Ort gegen Standortzonen prüfen“: Schichtfix prüft, ob die Person in einer deiner Zonen ist, und speichert nur das Ergebnis, nicht den Standort. Liegt sie außerhalb, entsteht ein Klärfall.

Gestempelt werden darf in jedem Fall. Für Homeoffice-Tage legst du je Person eine eigene Zone fest. Am Terminal wird nie ein Ort erfasst.

Pausen werden gestempelt. Fehlt eine Pause, zieht Schichtfix nur die Minuten ab, die zur vorgeschriebenen Pause fehlen. Wer 30 Minuten Pause stempelt, verliert also nichts.

Welche Pause gilt, legst du unter „Arbeitsregeln“ fest: „Nur die gesetzliche Pause“ oder „Bei uns gibt es mehr Pause“. Für Minderjährige rechnet Schichtfix automatisch länger. Wer nach mehr als sechseinhalb Stunden ohne Pausenstempel geht, wird gefragt, ob er Pause gemacht hat. Sagt er nein, entsteht ein Antrag „Pause nicht genommen“.

Raucherpausen kannst du als eigene Pausenart einschalten. Sie zählen nie zur Mindestpause.

Ein offener Stempel bleibt nicht ewig offen. Nachts schließt Schichtfix ihn und schickt der Person die Mitteilung „Automatisch ausgestempelt“. Was dann gilt, stellst du unter „Vergessener Stempel“ ein:

• „Automatisch werten“: Schichtfix setzt die Zeit aus dem Dienstplan ein.
• „Klärfall vorlegen“: Die Leitung entscheidet.

Die Person kann ihre Gehzeit mit „Gehzeit nachtragen“ selbst angeben. Alle offenen Fälle stehen unter „Klärfälle“, am Rechner und in der App. Dort buchst du den Tag, fragst noch einmal nach oder lässt ihn offen.

Die Person beantragt die Korrektur: am Rechner unter „Meine Zeit“ mit „Zeit stimmt nicht — Korrektur beantragen“. Du entscheidest mit „Genehmigen“ oder „Ablehnen“. Eine Genehmigung trägt die beantragte Zeit gleich ein.

Die Leitung ändert Zeiten am Rechner im „Monatsjournal“: Stift am Tag, neue Zeit, „Speichern“. Unter „Änderungen“ steht jederzeit, wer wann was geändert hat. In der App kannst du Zeiten ansehen, geändert werden sie am Rechner.

Stempelt jemand deutlich nach dem geplanten Dienstende aus, entsteht ein Mehrarbeitsfall. Die Personalleitung entscheidet, ob die Zeit ganz, teilweise oder nicht angerechnet wird. Gestrichen wird nie still: Bis entschieden ist, bleibt der Fall offen, und solange lässt sich der Monat nicht abschließen.

Wie viel Spielraum um Dienstbeginn und -ende ohne Nachfrage gilt, stellst du mit dem Anrechnungskorridor ein.

Das legst du selbst fest, für die ganze Firma, je Bereich oder je Schicht:

• „Zählt sofort“: Jede Minute zählt.
• „Zählt ab Schichtbeginn“: Früher gestempelte Minuten stehen als „nicht angerechnet“ im Monatsjournal. Die Leitung kann sie dort anrechnen.
• „Einstempeln erst ab“: Einstempeln geht erst kurz vor Dienstbeginn. Wer früher anfangen muss, wählt „Ich fange jetzt an“ und nennt einen Grund.

Vier: Schicht, Gleitzeit, Vertrauen und Frei. Du stellst sie am Rechner auf der Seite „Arbeitszeitmodelle“ ein, für die Firma, einen Bereich, eine Schicht oder eine einzelne Person. Die genauere Regel gewinnt: Person vor Schicht vor Bereich vor Firma. Die Seite zeigt dir, wer am Ende welche Regel bekommt.

Ja. Jede Person sieht unter „Meine Zeit“ ihr Zeitkonto, den Monat, ihren Urlaub und offene Punkte, in der App unter „Mein Monatsjournal“. Das Soll kommt aus dem Dienstplan, das Ist aus den Stempeln.

Die Leitung bucht Stunden im Reiter „Konten“ der Personalakte, etwa einen Startstand, immer mit Grund. Im Monatsjournal gibt es dafür „Kontostand anpassen“. Abgebaut werden Überstunden über einen Antrag „Überstunden abbauen“.

Am Rechner mit „Monat festschreiben“. Das dürfen Personalmanagement, Geschäftsführung und Administration. Vorher zeigt Schichtfix, was noch offen ist, etwa Klärfälle oder Anträge. Erst wenn das erledigt ist, lässt sich der Monat festschreiben.

Danach steht „Festgeschrieben am …“ am Monat, und die Zeiten sind gesperrt. Fällt später noch ein Fehler auf, wird er als Nachtrag im nächsten Monat gebucht.

Nach dem Monatsabschluss lädst du am Rechner einen Lohnexport herunter. Vorbereitet sind Formate für DATEV, nämlich LODAS und Lohn und Gehalt, und eine allgemeine CSV-Datei. Vorher legst du einmal deine Lohnarten an. Für dein Steuerbüro gibt es alles zusammen als ZIP-Paket.

Schichtfix schickt nichts von selbst weg: Du lädst die Dateien herunter und gibst sie weiter. Soll dein Steuerbüro selbst hineinschauen, bekommt es einen Verwaltungszugang.

Ja, mit der Live-Sicht „Wer ist da?“, am Rechner und in der App. Sie zeigt, wer gerade arbeitet, Pause macht oder ausgestempelt hat, aber nie den Grund einer Abwesenheit. Ab Werk ist sie aus. Einschalten können sie Geschäftsführung und Administration.

Ja. Gestempelt werden kann auch ohne Dienstplan. Dann gibt es allerdings keine geplante Zeit, mit der Schichtfix vergleichen kann: Automatisch gewertete Stempel und der Abgleich von Soll und Ist brauchen den Plan. Die Arbeitszeit gegen den Vertrag prüfst du dann über die Wochenstunden der Personen.

Schichtfix ist ein Werkzeug für die Zeiterfassung: Es zeichnet Beginn, Ende und Pausen auf, weist auf lange Dienste und fehlende Pausen hin und hält jede Änderung fest. Ob damit alle Pflichten deines Betriebs erfüllt sind, beurteilst du selbst. Schichtfix ersetzt keine Rechtsberatung.

Wo ein Betriebsrat besteht, bestimmt er bei der Einführung mit.

Ein Android-Tablet, das fest im Betrieb hängt, zum Beispiel am Eingang. Darauf läuft die Terminal-App von Schichtfix, und dein Team stempelt dort Kommen, Gehen und Pausen, ganz ohne eigenes Handy.

Das Terminal kostet nichts extra. Das Tablet kaufst du selbst. Du brauchst es nur, wenn nicht alle per App stempeln sollen.

Wir empfehlen das Samsung Galaxy Tab A9+ (11 Zoll, WLAN) mit der Wandhalterung Tabdoq Lite. Das Tablet hängt quer und dauerhaft am Netzteil.

Andere Android-Tablets mit Frontkamera laufen meist auch, geprüft haben wir sie nicht. Die Terminal-App ist für Android-Tablets gebaut.

In zwei Schritten:

1. Am Rechner unter „Zeiterfassung einstellen“ gibst du dem Terminal einen Namen, wählst die Bereiche, die dort stempeln, und klickst auf „Terminal anlegen“. Schichtfix zeigt dir einen Code.
2. Am Tablet öffnest du die Terminal-App und wählst „Mit QR koppeln“ oder „Manuell eingeben“. Der Code gilt kurz und nur einmal.

Ein Tablet kann bis zu vier Firmen bedienen, dafür gibt es „Weitere Firma koppeln“. Geht ein Tablet kaputt oder verloren, legst du es mit „Stilllegen“ still und koppelst ein neues.

Je nachdem, was du zulässt:

• Namens-Kachel: Die Person tippt ihren Namen an.
• PIN: vier bis acht Ziffern, die jede Person unter „Meine Zeit“ selbst festlegt.
• QR-Ausweis: In der App zeigt „Mein Ausweis“ einen Code, der alle 30 Sekunden wechselt. Den hält man vor die Kamera.
• Gesicht: freiwillig, nur mit Einwilligung der Person.

Nach jedem Stempel zeigt das Terminal eine Quittung mit Namen und Uhrzeit. Stempeln per NFC-Chip gibt es nicht.

Die Gesichtserkennung ist freiwillig. Jede Person entscheidet selbst, willigt mit „Ich willige ein“ ein und kann das jederzeit widerrufen. Wer nicht will, stempelt per Kachel, PIN oder Ausweis.

Eingerichtet wird sie am Tablet: Die obere Leiste fünf Sekunden gedrückt halten, „Face-Login für mich einrichten“ wählen und den Code mit der eigenen App scannen. Das gilt je Tablet. Die Gesichtsdaten bleiben verschlüsselt auf dem Tablet und gehen nicht an unseren Server.

Ab Werk ist die Gesichtserkennung aus. Du schaltest sie unter „Zeiterfassung einstellen“ ein.

Das Terminal stempelt weiter. Es speichert die Buchungen verschlüsselt und reicht sie nach, sobald das Netz wieder da ist. Die Quittung lautet dann „Erfasst — wird übertragen, sobald das Netz da ist.“

Ohne Verbindung geht nur die Namens-Kachel, PIN und QR-Ausweis brauchen das Netz. War das Tablet länger als eine Stunde ohne Zeitabgleich, legt Schichtfix die Stempel zur Kontrolle als Klärfälle vor.

Meist liegt es an einem von vier Dingen: Das Tablet ist nicht gekoppelt oder stillgelegt, ihm ist kein Bereich zugeordnet, oder es hat keine Verbindung. Den Zustand jedes Geräts siehst du am Rechner unter „Erfassungs-Terminals“.

Klappt das Gesicht nicht, stempelt die Person auf einem anderen Weg. Und es gibt immer einen Notweg auf dem Tablet: Der Stempel wird erfasst, und die Leitung schaut noch einmal drauf.

Ja, unter „Aussehen der Tablets“. Dort änderst du die Kopfzeile, die Begrüßung und die Sätze auf der Quittung nach dem Stempeln.

Die App heißt „Schichtfix“ und ist kostenlos. Fürs iPhone gibt es sie im App Store. Die Android-App ist fertig und kommt in Kürze in den Play Store. Bis dahin läuft Schichtfix auf Android im Browser.

In die Firma kommt man über die Einladung per E-Mail oder QR-Code oder über den Beitrittscode deiner Firma.

Dein Team erledigt in der App alles, was es braucht: Dienstplan ansehen, stempeln, Urlaub beantragen, sich krankmelden, Mitteilungen lesen, Umfragen beantworten. Im Browser geht fast alles davon ebenfalls, nur gestempelt wird dort nicht.

Als Leitung erledigst du das Tagesgeschäft in der App. Was du selten tust oder wofür du Platz brauchst, machst du am Rechner:

• Einrichtung, Verwaltung und alle Einstellungen
• Dienstplan aufbauen: Entwürfe, Dienstplanmodelle, Auto-Besetzung, Mindestbesetzung
• Urlaubsrunde und Urlaubs-Board
• Zeiten korrigieren, Monatsabschluss und Lohnexport
• Terminals verwalten, Abo und Rechnungen

Stempeln und den QR-Ausweis gibt es dagegen nur in der App.

Unten stehen fünf Ziele: „Start“, „Dienstplan“, „Frei & krank“, „Mitteilungen“ und „Ich“. Unter „Start“ liegen die Übersicht, deine Zeit und deine Konten. Unter „Frei & krank“ beantragst du Urlaub und meldest dich krank. Unter „Ich“ findest du Profil, Einstellungen und Hilfe.

Die Glühbirne oben rechts erklärt den Bildschirm, auf dem du gerade bist. Wer eine Leitungsrolle hat, wechselt über den Schalter im Kopf in die Leitungsansicht.

Das Tagesgeschäft. In der Leitungsansicht siehst du, wer heute fehlt und was auf dich wartet, und du kannst:

• Anträge prüfen und entscheiden
• Lücken über „Offene Besetzungen“ schließen und Personen zuweisen
• Abwesenheiten eintragen
• Klärfälle aus der Zeiterfassung erledigen
• neue Personen hinzufügen
• Umfragen anlegen und auswerten

Wo etwas nur am Rechner geht, bringt dich die App dorthin.

Nur die Art des Ereignisses, zum Beispiel dass es eine neue Krankmeldung gibt. Ein Name, ein Zeitraum oder ein Grund steht nie darin, auch nicht auf dem Sperrbildschirm. Die Einzelheiten sieht man erst nach dem Öffnen unter „Mitteilungen“. Auch E-Mails an die Leitung enthalten keine Angaben zum Vorgang.

Jede Person schaltet Push selbst ein oder aus: in der App unter „Ich“, „Einstellungen“, „Benachrichtigungen“, am Rechner im Profil. Auf geteilten Geräten gibt es keine Push-Nachrichten.

Unter „Mitteilungen“, in der App unten und am Rechner im Menü. Dort landen Entscheidungen zu Anträgen, neue Dienstpläne, Meldungen aus dem Team und Hinweise der Leitung.

Getrennt wird in zwei Postfächer: „Für mich“ für alles, was nur dich betrifft, und „Team“, am Rechner „Team & System“, für den Rest. Am Rechner filterst du nach Themen wie Krankmeldungen, Anträge oder Besetzung. Eine Zahl am Postfach zeigt, wie viel ungelesen ist.

Gelesene Mitteilungen räumt Schichtfix nach 90 Tagen weg, ungelesene nach zwölf Monaten.

Bekommen mehrere Leitungen dieselbe Meldung, etwa zu einer Lücke im Plan, sehen alle denselben Stand. Mit „Ich übernehme das“ zeigst du den anderen, dass du dich kümmerst. „Als erledigt markieren“ schließt die Aufgabe für alle, „Rückgängig“ holt sie zurück.

Eine freie Rundnachricht gibt es nicht. Vieles läuft aber von selbst: Wer einen neuen Dienstplan bekommt, eingeteilt wird oder eine Entscheidung zu seinem Antrag erhält, wird automatisch benachrichtigt.

Für eigene Ankündigungen hast du zwei Wege:

• Ein Termin im Team-Kalender, etwa eine Besprechung oder eine Schließung. Beim Anlegen wählst du, wer eine Mitteilung bekommt: niemand, alle, die den Termin sehen, oder ausgewählte Personen.
• Eine „Schnelle Frage“ an Bereiche, einzelne Personen oder alle, die heute im Dienst sind.

Nein, einen Chat zwischen Mitarbeitern gibt es nicht. Schichtfix ersetzt den Gruppenchat dort, wo er für die Arbeit herhalten musste: Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Dienstpläne und Einspringen laufen über feste Wege und kommen bei den Richtigen an.

Der Chat im Browser ist die Hilfe von Schichtfix: Dort beantwortet unser KI-Assistent Marco Fragen zur Bedienung.

Er zeigt alle Abwesenheiten mit Diensten, Feiertagen, Schulferien und Engpässen der nächsten Tage. Dazu kommen Termine der Firma: Feier, Besprechung, Fortbildung, Schließtag, Frist und mehr, auf Wunsch als Serie, wöchentlich, monatlich oder jährlich.

Einen Termin können alle sehen, oder du begrenzt ihn auf bestimmte Bereiche und Personen. Wer Termine eintragen darf, legst du je Rolle und je Person fest. Ab Werk dürfen das die Leitungsrollen, Mitarbeiter nicht.

Geburtstage aus dem eigenen Bereich erscheinen im Kalender jeder Person, nur mit Tag und Monat.

Mit „Neue Umfrage“, am Rechner und in der App. Fertige Vorlagen gibt es zum Beispiel für Weihnachtsfeier, Sommerfest, Betriebsausflug oder Terminfindung. Du stellst eine Frage mit zwei bis zehn Antworten, auf Wunsch mit Zusatz- und Folgefragen, wählst Bereiche oder Personen und legst Start, Ende und Erinnerungen fest. Für eine kurze Frage reicht die „Schnelle Frage“.

• Anonym: Schichtfix speichert nur die Zahlen, nicht wer was geantwortet hat. Ergebnisse erscheinen erst ab fünf Antworten.
• Mit Namen: Antworten lassen sich bis zum Ende ändern. Du entscheidest, ob nur die Leitung die Namen sieht oder alle.

Du siehst die Teilnahme und kannst alle, die noch nicht geantwortet haben, mit „Jetzt erinnern“ erinnern. Anlegen dürfen Bereichsleitung, Personalmanagement, Geschäftsführung und Administration.

Ja. Du schaltest die Mitarbeitergespräche am Rechner unter „Personal & Gespräche“ ein, ab Werk sind sie aus. Dann legst du Gesprächsreihen an, zum Beispiel ein Jahresgespräch alle zwölf Monate, und bestimmst, für wen sie gelten und wer die Gespräche führt. Die Gesprächsführung muss keine Leitungsrolle haben.

Schichtfix erinnert rechtzeitig. Die Gesprächsführung trägt den Termin ein, die Person sagt zu oder bittet um einen anderen Termin. Vorher bekommt die Person einen Vorbereitungsbogen, und die Gesprächsführung sieht in ihrer Mappe die letzten Vereinbarungen. Mit „Gespräch abheften“ landet das Protokoll in der Personalakte.

Die zuständige Gesprächsführung und die Personalleitung. Die Gesprächsführung sieht dabei nur den Gesprächsteil der Akte, nie die ganze Personalakte.

Die Person selbst sieht ein Protokoll erst, wenn es freigegeben ist. Nach dem Abheften ist es für sie zunächst unsichtbar. Unter „Meine Gespräche“ findet sie ihre Termine und die freigegebenen Protokolle.

Mit E-Mail-Adresse und Passwort unter der eigenen Web-Adresse deiner Firma, die du bei der Einrichtung wählst. In der App ist die Firma nach dem ersten Beitritt hinterlegt. Ein QR-Code führt direkt zur Anmeldeseite.

Die Anmeldeadresse ist nicht der Weg für neue Mitarbeiter: Die kommen über ihre Einladung oder den Beitrittscode.

Auf der Anmeldeseite auf „Passwort vergessen?“ tippen. Schichtfix schickt einen Link, der eine Stunde gilt.

Kommt die Mail nicht an, setzt die Leitung das Passwort zurück: in der Personalakte unter „Zugang & App“ mit „Passwort zurücksetzen“. Hat die Person noch nie ein Passwort gesetzt, sendest du dort die Einladung neu.

Die eigene E-Mail-Adresse ändert jede Person im Profil. Die neue Adresse wird über einen Link bestätigt.

Neben dem Passwort fragt Schichtfix einen sechsstelligen Code aus einer Authenticator-App ab, etwa Google Authenticator, Microsoft Authenticator oder 2FAS. SMS- oder E-Mail-Codes gibt es nicht.

• Pflicht ist der zweite Faktor für alle Leitungsrollen, für Verwaltungszugänge und für die Gesprächsführung.
• Freiwillig ist er für Mitarbeiter.

Beim Einrichten gibt es zehn Wiederherstellungscodes, je einmal gültig. Am besten druckst du sie aus oder lädst sie herunter. Auf einem privaten Gerät kann man im Browser „Diesem Gerät 30 Tage vertrauen“ wählen.

Drei Wege, je nach Lage:

• Neues Handy, das alte geht noch: Mit „Handy wechseln“ ziehst du die Authenticator-App um.
• Altes Handy weg: Melde dich mit einem der Wiederherstellungscodes an und richte den zweiten Faktor neu ein.
• Keine Codes mehr: Geschäftsführung oder Administration setzt den zweiten Faktor am Rechner zurück. Alle Anmeldungen der Person enden dabei sofort.

Damit niemand mit dem Gerät in Schichtfix kommt:

1. Das Passwort der Person ändern lassen oder es in der Personalakte unter „Zugang & App“ zurücksetzen.
2. Hat die Person einen zweiten Faktor, setzt ihn die Geschäftsführung oder Administration zurück. Dabei enden alle Anmeldungen sofort.

War die App-Sperre eingeschaltet, ist Schichtfix auf dem Handy zusätzlich geschützt.

Bei der Anmeldung im Browser wählt man „Privates Gerät“ oder „Geteilter PC“. Auf einem privaten Gerät bleibt man länger angemeldet. Auf einem geteilten PC meldet Schichtfix automatisch ab, und es gibt keine Push-Nachrichten.

Ja. Unter „Ich“, „Einstellungen“, „App-Sperre“ schaltet jede Person eine Sperre ein. Dann muss die App beim Öffnen erst entsperrt werden.

Auf Servern in Deutschland. Schichtfix läuft bei der Hetzner Online GmbH in deren Rechenzentren in Nürnberg und Falkenstein. Dort liegen Anwendung, Datenbank und Sicherungen.

Jede Firma ist in der Datenbank streng von den anderen getrennt. Welche weiteren Dienstleister beteiligt sind, steht unter Dienstleister.

Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist Teil deines Vertrags mit uns, auch schon in der Testphase. Du musst nichts gesondert unterschreiben, kannst die Annahme aber dokumentieren.

Am Rechner in der Verwaltung unter „Firmendaten“ findest du die Karte „Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)“. Dort siehst du ihn als PDF an, unterschreibst ihn mit „Verbindlich unterschreiben“ und lädst später die unterzeichnete Fassung mit Nachweis-Nummer herunter. Voraussetzung sind die Anschrift und die vertretungsberechtigte Person in den Firmendaten. Unterschreiben können Personalmanagement, Geschäftsführung und Administration.

Erscheint eine neue Fassung, bittet Schichtfix um eine neue Annahme. Den aktuellen Text findest du auch auf der Seite AVV.

Die vollständige Liste steht im AVV. Kurz gefasst:

• Hetzner Online GmbH: Server, Sicherungen und E-Mail-Versand in Deutschland.
• Google und Apple: Zustellung der Push-Nachrichten. Dabei gehen nur eine Gerätekennung und die Art des Ereignisses weg, kein Name und kein Inhalt.
• Ein Supportpartner, derzeit die LS Data GmbH & Co. KG aus Hinte, für die erste Hilfe im Support.
• Amazon Web Services in der EU, vorgesehen für die KI-gestützte Datenübernahme, Wartung und Fehleranalyse. Deine Daten werden dabei nicht zum Training verwendet.

Kommt ein neuer Dienstleister hinzu, kündigen wir das vorher an, und du kannst widersprechen.

Die wichtigsten Maßnahmen:

• Jede Firma ist in der Datenbank von den anderen getrennt, und die Datenbank ist nicht aus dem Internet erreichbar.
• Verbindungen sind verschlüsselt. Passwörter werden nur als nicht umkehrbarer Hashwert gespeichert, und nach mehreren Fehlversuchen wird die Anmeldung gesperrt.
• Leitungskonten melden sich mit einem zweiten Faktor an.
• Täglich gibt es eine verschlüsselte Sicherung mit Kopie auf einem getrennten System in Deutschland. Die Wiederherstellung wird getestet.

Sollte es doch zu einer Datenpanne kommen, informieren wir dich spätestens binnen 48 Stunden. Alle Maßnahmen stehen in der Anlage zum AVV.

Das bestimmst du. In der Verwaltung unter „Firmendaten“, Abschnitt „Aufbewahrung und Löschung“, legst du für jeden Datenbestand eine Frist fest. Das dürfen Geschäftsführung und Administration. Solange du die Löschung nicht freigibst, zeigt Schichtfix nur an, was gelöscht würde.

Welche Fristen für deinen Betrieb gelten, klärst du am besten mit deinem Steuerbüro. Nach dem Ende des Vertrags gelten eigene Regeln: Die Daten bleiben 90 Tage für einen Export bereit und werden dann gelöscht.

Schichtfix erstellt dafür einen Auskunftsbericht zur Person und einen Export ihrer Personalakte. Die Anfrage beantwortest du als Arbeitgeber, Schichtfix liefert dir die Daten dazu. Viele Angaben sieht die Person ohnehin selbst: ihre Dienste, Zeiten, Konten und die für sie freigegebenen Unterlagen.

Nur wenn ihr es wollt. Der Support schaut nur auf Anforderung in euer Konto, und nur, wenn Geschäftsführung, Personalmanagement oder Administration es freigibt: mit einem Einmal-Code, befristet und protokolliert.

Auf der Seite „Anfragen an den Support“ zeigt die Liste „Support-Zugriffe“, wer sich in den letzten zwölf Monaten eingeloggt hat. Schaut unser Supportpartner hinein, sind Krankmeldungen für ihn nicht sichtbar.

Ja, an mehreren Stellen:

• Dienstplan und Abwesenheiten als PDF, CSV oder Excel.
• Zeiten über den Lohnexport nach dem Monatsabschluss.
• Eine Personalakte über den Export zur Person.
• Alles auf einmal als ZIP, bevor du dein Kundenkonto löschst.

Nach dem Ende des Vertrags bekommst du auf Anforderung einen Export in einem gängigen, maschinenlesbaren Format.

An drei Stellen:

• Die Glühbirne oben erklärt in einem kurzen Rundgang die Seite oder den Bildschirm, auf dem du gerade bist.
• Die Hilfe: am Rechner die Seite „Die Hilfe“ mit Suchfeld, in der App unter „Ich“, Reiter „Hilfe“. „Zeig mir das“ startet dort eine geführte Vorführung.
• Marco, der Hilfe-Chat im Browser, beantwortet Fragen zur Bedienung.

Am einfachsten in der Anwendung: auf der Seite „Anfragen an den Support“ mit „Neue Anfrage“, am Rechner und in der App. Die Antwort bekommst du dort und per E-Mail. Die Karte „Dein Support“ nennt dir, wer für deinen Betrieb zuständig ist. Anfragen stellen können Personalmanagement, Geschäftsführung und Administration.

Per E-Mail erreichst du uns unter support@schichtfix.de. Telefonisch gibt es einen Rückruf, den du buchst.

Bitte schreib keine Gesundheitsdaten in eine Anfrage, etwa den Grund einer Krankmeldung.

Marco ist unser KI-Assistent für Fragen zur Bedienung, Thomas der für Preise und Einführung. Beide sind als KI gekennzeichnet. Du erreichst sie im Browser über den runden Knopf unten rechts und auf unserer Website im Chat.

Die Antworten können Fehler enthalten. Gib bitte keine Namen oder Gesundheitsdaten ein. Wie die Nachrichten verarbeitet werden, steht in der Datenschutzerklärung. Hilft dir Marco nicht weiter, schreib uns, dann kümmert sich ein Mensch darum.

Über „Feedback geben“: in der App unter „Ich“, „Hilfe“, am Rechner über den runden Knopf unten rechts. Du wählst Lob, Fehler oder Wunsch, schreibst ein paar Sätze und sendest ab.

Brauchst du eine Antwort oder hängt deine Arbeit daran, stell lieber eine Support-Anfrage.

Lies zuerst die Meldung: Schichtfix sagt in der Regel, was fehlt und wie es weitergeht. Für die häufigsten Fälle gibt es eigene Antworten, etwa zur Einladung, zum Terminal oder zum Passwort.

Hilft das nicht, stell eine Support-Anfrage. Schreib dazu, was du tun wolltest, auf welcher Seite und was stattdessen passiert ist.